Para empreender melhor: 5 ferramentas de gestão de projetos para otimizar o seu negócio  

Para muita gente, empreender é um sonho.

Enquanto alguns procuram maior flexibilidade e retorno financeiro, outros enxergam no empreendedorismo uma alternativa que traz mais satisfação pessoal, ou uma oportunidade de mudar o mundo à sua volta.

Seja qual for o motivo, o caminho pela frente pode ser gratificante, mas também desafiador.

Além de recursos — humanos, técnicos ou financeiros —, tirar uma ideia do papel requer uma boa gestão de projetos.

Estabelecer e aperfeiçoar processos, garantir que metas sejam alcançadas dentro dos prazos, otimizar resultados: tudo isso irá fazer parte da rotina de quem quer empreender (ao menos por um tempo).

Mas nem sempre levamos isso em conta e, na hora de tomar uma decisão importante, podemos nos sentir um pouco perdidos com relação a que caminho seguir.

É para isso que existem ferramentas que facilitam não só o trabalho da pessoa gestora, mas também o de toda a equipe envolvida no projeto.

Neste artigo, além de falar um pouco mais sobre elas, trazemos 7 ferramentas de gestão de projetos que vão ajudar você a otimizar o seu negócio.

Boa leitura!

O que são ferramentas de gestão de projetos?

Hoje em dia, praticamente todo profissional possui instrumentos que o ajudam no dia a dia.

Roteiristas, por exemplo, utilizam programas específicos para a redação de seus roteiros. Da mesma forma, existem ferramentas feitas especialmente para o trabalho de engenheiros, médicos, comerciantes e muitos outros profissionais.

E o mesmo acontece com gestores e suas ferramentas de gestão de projetos, que podem ser tanto técnicas e metodologias quanto aplicativos e softwares que otimizam o gerenciamento do trabalho.

Ainda que tenham suas diferenças, todas possuem um objetivo em comum: auxiliar gestores e suas equipes a atingirem os melhores resultados.

Com elas, fica mais fácil mensurar e armazenar dados, melhorar a comunicação entre os envolvidos, controlar prazos e processos e garantir a otimização do projeto ou negócio.

Em outras palavras, essas ferramentas facilitam o gerenciamento das tarefas e a organização do trabalho.

Nesse contexto, diferentes projetos podem ter diferentes necessidades, e por isso não existe a melhor ferramenta, mas sim a ferramenta ideal para a realidade do seu negócio.

São inúmeras as possibilidades disponíveis no mercado, o que significa que você pode escolher qual delas melhor se encaixa com a rotina da sua equipe e se alinha com os objetivos do seu projeto.

Para ajudar, reunimos para você algumas opções!

LEIA TAMBÉM | Conheça os caminhos possíveis para repensar a carreira depois dos 30

1. Asana

O primeiro software da nossa lista é o Asana, um programa que facilita a organização das atividades e a delegação de tarefas.

Disponível na versão web e também para Android e iOS, o Asana permite que projetos sejam criados e compartilhados, não só com pessoas da equipe, mas também com clientes e fornecedores.

Dentro do programa é possível criar e visualizar metas, trabalhos pontuais e cronogramas, e você ainda pode sinalizar quais são as prioridades dentro de cada projeto.

Dentre suas principais funcionalidades, podemos destacar:

  • Rastreamento de tempo;
  • Divisão de tarefas;
  • Visualização de cronogramas na forma de linha do tempo;
  • Visualização de quadros (estilo Kanban);
  • Observação de estatísticas relacionadas aos processos.

O plano gratuito do Asana é o Basic, que tem limite de até 15 usuários. Já os planos pagos se dividem em três modalidades:

  • Premium, que custa US$ 10,99 por mês por usuário;
  • Business, que gira em torno de US$ 24,99 por mês por usuário;
  • Enterprise, cujos valores são acordados conforme a demanda da empresa.

Criado em 2008, o Asana é um dos mais clássicos programas no mundo da gestão de projetos.

2. Trello

Outro “queridinho” dos gestores de projeto é o Trello, um dos mais tradicionais softwares de gestão utilizados no mundo.

Com a pandemia e o aumento do número de equipes trabalhando de casa, ele se tornou ainda mais popular do que já era.

O Trello foi criado para organizar projetos pessoais e corporativos, funcionando como um painel de gerenciamento que permite a personalização de fluxos de trabalho, tanto para uso pessoal quanto de uma equipe.

A ferramenta segue a lógica dos bons e velhos post-its, aqueles pequenos pedaços de papel coloridos que podem ser grudados em paredes ou murais para que o fluxo de um projeto seja acompanhado.

Assim, sua principal função é permitir que os colaboradores de um projeto possam visualizar não só a organização das tarefas, mas também sua evolução. Em um quadro, você pode inserir diferentes colunas com diferentes status de cada atividade.

Por exemplo: quando a pessoa responsável por uma determinada tarefa a inicia, ela move a tarefa da coluna “A fazer” até a coluna “Fazendo”. Depois de concluída, a tarefa pode ir para uma coluna de “Revisão” ou, se aquela era a última etapa, para a coluna “Feito”.

Dessa forma, os membros da equipe são atualizados em tempo real sobre o que cada um está fazendo e de que forma as atividades estão relacionadas entre si, tornando o Trello uma ferramenta que não só permite a gestão de um projeto, mas a integração de rotinas.

Existem ainda outras funcionalidades, como:

  • Integração com outras plataformas, como Google Drive, Slack e Dropbox;
  • Possibilidade de adicionar links e recursos visuais aos cartões de tarefas;
  • Visualização em formato de calendário.

O Trello é gratuito, mas também possui alguns planos pagos que oferecem mais recursos:

  • Standard: US$ 5 mensais por usuário;
  • Premium: US$ 10 mensais por usuário;
  • Enterprise US$ 17,50 mensais por usuário para 25 usuários (quanto mais pessoas, menor fica o valor).

Com certeza uma ótima opção para times que querem aumentar a produtividade e otimizar o trabalho em equipe!

LEIA TAMBÉM | Como juntar dinheiro para abrir uma empresa

3. Monday.com

Assim como todos os programas desta lista, a Monday.com é uma ferramenta online utilizada para auxiliar no gerenciamento de projetos, processos e tarefas diárias.

Com ela, você pode criar, executar e escalar os fluxos de trabalho, o que serve para operações comerciais de diversos tipos, como:

  • TI;
  • Vendas;
  • Suporte ao cliente;
  • Produção de mídia;
  • Gestão de eventos;
  • Campanhas de marketing; e
  • Pesquisa e desenvolvimento, entre outros.

Além disso, ela serve para fins de CRM (Customer Relationship Management), termo em inglês para gestão de relacionamento com o cliente. Isso porque o software pode automatizar o contato, organizar produções de conteúdo e auxiliar no gerenciamento de campanhas de publicidade.

Os componentes centrais da Monday.com são:

  • Quadros (boards): funcionam como uma planilha, podendo ser preenchidos e compartilhados.
  • Grupos: os grupos são seções do quadro, e podem representar tarefas ou projetos menores dentro de um grande projeto.
  • Colunas: dentro de cada grupo podem haver colunas, que são editáveis e auxiliam na organização e na visualização do todo.
  • Itens: além das colunas, dentro dos grupos existem as linhas, chamadas de itens. Neles, é possível descrever cada tarefa de forma mais detalhada.

Cada um destes componentes pode ser modificado, acomodando eventuais alterações que se façam necessárias ao longo do ciclo de vida do projeto.

Entre as vantagens do programa, podemos destacar as seguintes:

  • Customização que permite que o programa se adeque facilmente a diferentes modelos de trabalho e processos de um time;
  • Integração com outras ferramentas, como Slack, Gmail e Jira.
  • Rastreamento de tempo que possibilita entender quanto tempo cada tarefa demanda, facilitando o aperfeiçoamento do cronograma do projeto.
  • Automatizações que otimizam trabalhos manuais mais repetitivos.

Desenvolvida para empresas, a Monday.com possui um plano gratuito que comporta até dois usuários.

Os demais planos são pagos, e os valores variam entre R$ 35 (Básico), R$ 45 (Padrão) e R$ 75 (Profissional) mensais por usuário, para equipes que tenham pelo menos três pessoas. Há ainda o plano Corporativo, ideal para organizações maiores e cujo valor precisa ser consultado.

Ah, e vale destacar que a ferramenta possui dezenas de modelos pré-prontos personalizáveis para ajudar o usuário que não sabe muito bem por onde começar.

4. Jira Software

O Jira Software é um programa que pertence à rede Atlassian, mesma criadora do Trello. Diferentemente das outras ferramentas que já citamos aqui, ele é pensado especialmente para equipes desenvolvedoras de softwares.

Uma de suas principais funcionalidades é a possibilidade de integrar o roteiro do produto à rotina da equipe, tornando os lançamentos mais velozes e seguros.

Assim, a plataforma permite que as equipes criem histórias de usuários e de problemas identificados no produto, planejem sprints e distribuam as tarefas para os respectivos responsáveis dentro do time. Também é possível acompanhar todo esse fluxo de trabalho e priorizar atividades.

O Jira se destaca, principalmente, por:

  • Comportar fluxos de trabalho complexos;
  • Permitir a geração de relatórios para a análise dos processos;
  • Possuir integração com um aplicativo para dispositivos móveis; e
  • Possibilitar a personalização de projetos, itens e fluxos de trabalho.

Vale ressaltar que, ao acessar os relatórios, os usuários podem receber insights em tempo real, podendo acompanhar o desempenho do time ao longo dos períodos de trabalho.

Com um software que permite que você desenvolva cronogramas, organize e distribua tarefas e visualize pendências, fica bem mais fácil gerenciar um projeto, certo?

Quanto aos preços, o Jira também oferece um plano gratuito, que permite até dez usuários. Já os planos pagos podem ser utilizados por até 20.000 usuários. São eles:

  • Standard: US$ 75 por mês; pensado para equipes em crescimento;
  • Premium: US$ 145 por mês; ideal para empresas que precisam dimensionar a colaboração e monitorar o trabalho;
  • Enterprise: valor sob consulta; plano para empresas com necessidades globais de dimensionamento, governança e segurança.

5. Notion

Por fim, mas não menos importante, trazemos uma ferramenta que tem chamado a atenção de gestores e suas equipes (e, claro, de pessoas que adoram organizar sua vida como se fosse um grande projeto): o Notion.

O diferencial do Notion é a sua proposta “all-in-one workspace”, ou seja, um sistema ou espaço de trabalho que concentra todas as funcionalidades — de textos a galerias de fotos, calendários, roadmaps, tabelas, listas e quadros de tarefas — de uma forma amplamente customizável.

Dentro de um mesmo espaço, você pode criar diferentes seções, páginas e subpáginas infinitas (literalmente), nas quais é possível organizar diferentes projetos, tanto pessoais quanto da sua equipe de trabalho.

Em uma empresa grande, por exemplo, cada seção pode representar um time. Dentro de cada uma, é possível adicionar informações básicas, como quem compõe a equipe, quais são os rituais de trabalho, objetivos e metas de cada uma, além de páginas específicas para cada projeto, contendo descrições, calendários, quadros de controle de tarefas, bullet lists e muito mais.

Assim, o gerenciamento do trabalho pode ser feito de forma criativa, colaborativa e de fácil visualização, e tudo pode ser registrado em planilhas e bancos de dados dentro do próprio Notion.

Veja algumas das opções que você tem para organizar as ideias:

  • Texto: com direito a formatações com parágrafos, títulos e subtítulos e diferentes cores de fonte;
  • Páginas: remetem à ideia dos hyperlinks, permitindo que você adicione subpáginas dentro de cada página;
  • Lista de tarefas;
  • Tabelas, quadros e calendários;
  • Toggle list: funciona como uma lista de expansão; ao clicar nela, uma nova lista se abre logo abaixo, com subtópicos específicos;
  • Imagens, vídeos, links embedáveis e outros tipos de arquivos;
  • Math Equation: uma ferramenta para adicionar fórmulas de cálculo.

À primeira vista, o Notion pode dar um certo “medinho”, pois é realmente um mundo de opções para você criar. Mas a plataforma disponibiliza dezenas de modelos criados pela própria equipe e por outros usuários, além de guias e tutoriais para utilizar a ferramenta.

Para uso individual, o Notion é gratuito, mas também oferece o plano Personal Pro, que custa US$ 4 por mês.

Para empresas, existem os planos Team, que custa US$ 8 mensais por usuário e é pensado para equipes pequenas, e o Enterprise, ideal para organizações maiores (valor sob consulta).

E então, acha que alguma dessas ferramentas pode ajudar no seu negócio?

Se você gostou da leitura, talvez também se interesse por: